Traducció no oficial gentilesa de Google

ELS NOSTRES SERVEIS

La funció principal de l’Arxiu Municipal de Martorell és conservar els fons generats per l’Ajuntament de Martorell i el Patronat Municipal de Serveis d’Atenció a les Persones de Martorell, així com el patrimoni documental de la vila.

L’accés a l’arxiu és lliure i gratuït per a tots els ciutadans, que hi poden consultar la documentació custodiada, sempre complint la normativa vigent de protecció de dades, accés a la documentació i propietat intel·lectual.

A més a més, l’Arxiu ofereix a l’Ajuntament i el Patronat el servei de préstec intern de documentació, assessorament pel que fa a organització documental i d’arxivística, tractament i accés a la documentació i gestió de l’administració electrònica.

Gestió documental

Conjunt d’operacions i tècniques relatives a la concepció, el desenvolupament, la implantació i l’avaluació dels sistemes administratius necessaris, des de la creació dels documents fins a la seva destrucció o transferència a l’arxiu, per tal de garantir l’eficàcia i l’eficiència en la gestió administrativa.

Per poder aplicar totes les polítiques cal destacar l’instrument clau sobre el qual pivota la resta d’elements del Sistema de Gestió Documental (SGD) creat: el QCFIM – Quadre de Classificació Funcional Integral. Martorell, el qual s’ajusta a la realitat de la nostra entitat.

Per a més informació pot consultar el nostre apartat de documents tècnics:

Transferències

Transferència és el procediment que consisteix a sol·licitar al Servei d’Arxiu el traspàs dels documents que cal conservar i que ja han finalitzat la seva vida activa als diferents arxius d’oficina. El termini en què cal fer les transferències el determina el calendari de conservació definit pel Servei d’Arxiu i Gestió Documental. El seu objectiu és alliberar espai a les oficines i garantir la preservació correcta dels documents en espai i temps de manera controlada.

La gestió la realitza l’Arxiu Municipal i cal seguir una instrucció tècnica (IT01) que garantirà el traspàs correcte de la documentació als dipòsits de l’arxiu municipal.

Préstecs

El Servei d’Arxiu i Gestió Documental gestiona les peticions de préstec temporals dels documents preservats als fons de l’Arxiu.

La consulta i el préstec estan sotmesos a diferents normatives de protecció de dades, propietat intel·lectual i qualsevol altra de les limitacions legals establertes.

Per dur a terme aquest servei, per part del personal de l’organització, cal seguir la instrucció tècnica (IT02) que consta en el Sistema de Gestió Documental, la qual garanteix l’ús correcte i les condicions de seguretat d ela documentació

A més, fem préstecs temporals de documents per a exposicions a institucions i entitats d’acord amb la normativa i els criteris que garanteixen la conservació del nostre patrimoni documental.

Administració electrònica

L’administració electrònica és el model d’administració basat en les anomenades tecnologies de la informació i la comunicació (TIC) o sigui, el canvi d’una administració només analògica a una administració analògica i electrònica.
Aquest canvi suposa que les relacions dels ciutadans amb l’administració són més ràpides, eficaces, eficients i transparents. L’Arxiu Municipal fa tasques d’assessorament als altres departaments de l’Ajuntament i el Patronat per tal que aquest canvi respecti i garanteixi l’accés i la preservació de la documentació.

A més, treballa perquè tots els tràmits externs que es posen a disposició de la ciutadania tinguin un espai dins de la tramitació electrònica dels expedients i els relaciona amb les polítiques de conservació, tractament, accés i avaluació que es defineixen per a cada sèrie documental existent.

Des de l’Arxiu Municipal de Martorell coordinem el Pla Estratègic de Transformació Digital que ha de conduir el nostre ens municipal a ser reconegut com una administració innovadora, oberta, digital i eficient que ofereixi serveis públics de la màxima qualitat i garanteixi una gestió de les dades i seguretat de la informació indiscutibles. I per això ens cal comptar amb un repositori únic digital on poder aplicar les polítiques del nostre Sistema de Gestió Documental.

Consulta física / presencial dels documents

Servei públic, gratuït i presencial a l’arxiu de Martorell que garanteix l’accés als usuaris per a la consulta física dels documents. Per fer-ho, s’haurà de demanar per escrit amb concreció de les dades per a la recerca clicant aquest link i obtenint cita prèvia.

Consulta en línia de documents

Es posa al servei de la ciutadania l’accés a la consulta via telemàtica dels tràmits dels quals sigui titular o interessat. A través de la carpeta del ciutadà es posen a la seva disposició els expedients electrònics produïts a partir del juny de 2015.Com que el procés de digitalització dels fons de l’Arxiu Municipal de Martorell que tenim en suport físic ha començat fa poc, l’accés digitalitzat s’anirà ampliant a mesura que els fons vagin essent digitalitzats.

Reproducció de documents

La reproducció es pot obtenir amb fotocòpia, còpia digital, còpia electrònica, microcòpia o fotografia dels documents custodiats, atenent a les seves característiques específiques i a les limitacions establertes per raó de format, cronologia, estat de conservació, drets d’autor, propietat intel·lectual, protecció de dades o altres. De tots aquests detalls el ciutadà en serà informat durant la consulta a la documentació pel personal de l’Arxiu.

La cap del Servei d’Arxiu podrà autoritzar la reproducció per altres mitjans aliens a l’Arxiu. S’entén com a mitjans aliens a l’Arxiu aquells que es concertin per tal de poder fer les dites reproduccions si el Servei no disposa dels mitjans adequats en les seves pròpies instal·lacions. Prèvia autorització del cap de l’Arxiu i complint sempre la legislació, el ciutadà podrà emprar els seus propis mitjans de reproducció.

Preservació dels suports

Tota documentació, ja sigui en suport electrònic o en suport físic, necessita tasques de preservació per a poder-ne garantir la perdurabilitat i l’accés als ciutadans al llarg dels anys.Quant a la documentació analògica (majoritàriament paper), les dependències de l’Arxiu Municipal estan equipades amb armaris compactes, on es conserven les capses amb la documentació. A més a més, el dipòsit té la temperatura i la humitat controlades i periòdicament s’hi fan controls de plagues i de fongs.

Pel que fa a la documentació digital es disposa d’un repositori comú de treball del qual se’n garanteixen les copies de seguretat i la seva preservació en el temps per adaptar-se als canvis tecnològics.

Digitalització

Tant la informació analògica com l’electrònica necessiten ser preservades. Amb el procés de conversió i normalització de formats digitals, preservarem els fitxers garantint la seva permanència. La preservació de la documentació digital requereix seguir de forma estricta tota una sèrie de procediments i tècniques. Un dels aspectes clau és la identificació dels formats dels fitxers i la seva validació.

Avaluació i eliminacions documentals

La gestió documental comporta la gestió del cicle de vida dels documents i inclou determinar quant de temps s’han de conservar, segons la normativa vigent. D’aquest procés de determinar el temps de conservació dels documents se’n diu avaluació, i té com a eines de treball el calendari de conservació i accés i també el registre d’eliminació.

Els criteris que regulen l’avaluació, tria i eliminació documentals dels fons de l’Arxiu Municipal de Martorell són establerts per la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental. Aquesta comissió estableix els períodes de conservació de cada tipologia documental mitjançant unes taules.

L’Arxiu Municipal de Martorell, com totes les administracions públiques, aplica els criteris de la Comissió. Un cop comunicada, aprovada i realitzada la destrucció, aquesta queda enregistrada al Registre de destruccions, el qual es publica en el Portal de transparència de l’Ajuntament.

Ingressos extraordinaris

És la incorporació al patrimoni documental municipal de fons i col·leccions de producció no municipal. Fonamentalment, poden ser de propietat privada o de caràcter institucional, amb una tipologia variada, com ara fons personals, familiars o patrimonials, d’entitats o associacions, comercials, d’empresa, així com institucionals.

També poden ser col·leccions d’una determinada tipologia documental (textual, gràfica, fotogràfica, sonora, audiovisual o mixta) o bé fons o col·leccions bibliogràfiques o hemerogràfiques.

Per a més informació pot consultar el nostre apartat de documents tècnics:

Assessorament

En compliment del dret d’accés a la informació, possibilitem diverses vies de comunicació a través dels mitjans: telefònics, presencials o telemàtics, essent el personal de l’Arxiu qui facilitarà la informació i l’assessorament gratuït dels fons conservats, el procés de consulta i la recerca de la documentació.

Assessorem sobre els fons documentals i sobre el contingut informatiu que contenen les sèries documentals, per orientar degudament la recerca o la investigació.
Proporcionem, també, orientació especialitzada sobre l’organització arxivística i la gestió documental, aprofundint en la localització dels fons i dels documents d’interès per a la història de Martorell.

Activitats de difusió

L’Arxiu Municipal de Martorell és obert a visites per a grups amb cita prèvia o a qualsevol persona que estigui interessada en la nostra tasca. Visiteu-nos

A més a més, estem oberts a col·laborar en qualsevol projecte de difusió del patrimoni, la història i la cultura de Martorell. Actualment, l’Arxiu Municipal dona suport al projecte col·laboratiu Xarxes.